Chức năng - Nhiệm vụ

* Chức năng: Tham mưu và giúp lãnh đạo trường về công tác hành chính, tổng hợp; thi đua khen thưởng; cung ứng vật tư và quản lý tài sản của nhà trường. 

* Nhiệm vụ:

- Tham mưu cho lãnh đạo trường xây dựng, ban hành Nội quy nhà trường, quy định về quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài sản của nhà trường và các loại văn bản khác thuộc phạm vi chức năng của phòng.

- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp:

   + Giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch năm học, kế hoạch công tác tháng, tuần của nhà trường và triển khai thực hiện.

   + Tiếp nhận, trình lãnh đạo xử lý công văn đến; chuyển công văn đi; quản lý, lưu trữ công văn đi, đến theo quy định.

   + Kiểm tra thể thức trình bày các văn bản do trường ban hành. Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định Nhà nước; photo, sao lục các loại công văn, tài liệu phục vụ cho các hoạt động của  nhà trường.

   + Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, học sinh, sinh viên  được cử đi công tác, học tập, thực tập, kiến tập…

   + Tổ chức tiếp đón, bố trí ăn ở cho khách đến công tác tại trường.

   + Thực hiện công tác lễ  tân, khánh tiết cho các hội nghị, cuộc họp cấp trường.

   + Chuẩn bị nội dung, điều kiện vật chất phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo trường; làm thư ký các cuộc họp, hội nghị do lãnh đạo trường chủ trì.

   + Thay mặt cho lãnh đạo trường tổ chức, thăm hỏi, tặng quà các trường hợp ốm đau, hoạn nạn, hiếu, hỉ... khi được ủy quyền.

   + Báo cáo tổng hợp định kỳ theo quy định và đột xuất theo yêu cầu.

- Tổ chức, quản lý công tác thi đua - khen thưởng.

    + Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện thi đua - khen thưởng trong cán bộ, giảng viên, nhân viên.

    + Lưu trữ hồ sơ thi đua - khen thưởng của cán bộ, giảng viên, nhân viên và của trường.

- Tổng hợp đề xuất của các đơn vị và phối hợp với Phòng Tài vụ lên kế hoạch dự trù,  mua sắm, phân phối trang thiết bị, phương tiện vật chất  cho các đơn vị để phục vụ cho các hoạt động của nhà trường.

- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản của nhà trường:

   + Quản lý chung toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất, tài sản của nhà trường: đất đai, tường rào, sân, hệ thống điện, nước, các giảng đường, hội trường, phòng học, phòng họp, phòng làm việc, phòng thí nghiệm, Khu nội trú, Nhà khách ...

   + Trên cơ sở đề xuất của các đơn vị, phối hợp với Phòng Tài vụ lập kế hoạch xây dựng, sửa chữa hệ thống cơ sở vật chất của trường.

   + Phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi thi công, nghiệm thu, nhận bàn giao và đưa vào sử dụng các công trình đã xây dựng, sửa chữa, cải tạo xong.

   + Phối hợp với các đơn vị lên kế hoạch và triển khai thực hiện việc kiểm tra thường xuyên, định kỳ cơ sở vật chất, tài sản của nhà trường. 

    + Trực tiếp quản lý, bố trí sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị khu trường học và nhà khách.

    + Quản lý, duy trì, bảo dưỡng các phương tiện, máy móc được trang bị trong các phòng làm việc, phòng học, phòng nghe nhìn, phòng thí nghiệm.

    + Phối hợp với Phòng Đào tạo, bố trí, điều phối phòng ốc, phương tiện, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập.

    + Quản lý, bảo vệ, bố trí sử dụng nhà khách của cơ quan theo quy định.

    + Quản lý, điều hành công tác bảo vệ, vệ sinh, tạp vụ, thủ kho, chăm sóc cây cảnh, trông giữ xe ở khu vực trường học.

   + Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải của trường phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo và cán bộ, giảng viên được giao nhiệm vụ theo quy định.

    + Tổ chức phòng chống thiên tai, cháy nổ, bảo đảm trật tự an toàn tại khu vực trường học.

   + Quản lý phòng truyền thống; thu thập, bảo quản, lưu giữ các huân chương, cờ thưởng, tặng phẩm, đồ lưu niệm, tranh ảnh, tài liệu, băng hình ... của trường.

    + Đề xuất nội dung ký kết các hợp đồng cho thuê cơ sở vật chất, tài sản của trường hoặc thuê mướn của cơ quan đơn vị khác; các hợp đồng thuê mướn lao động  thuộc phạm vi quản lý của đơn vị.

    + Thực hiện các công tác khác do nhà trường giao.

Ban lãnh đạo:   *ThS.Lê Thanh Sơn - Trưởng phòng

                         *Ths. Phan Gia - P.Trưởng phòng

Danh sách cán bộ phòng: